Os preparativos finais para qualquer viagem mais longa

Quando nos organizamos para uma viagem mais longa do que uma semana, é preciso se certificar de que tudo irá funcionar bem durante a sua ausência, seja no ramo pessoal ou profissional.

Nos artigos anteriores, descrevi em detalhes alguns dos preparativos para a minha viagem. Em ritmo de reta final, vou descrever meus últimos preparativos. Afinal de contas, daqui a dez dias estarei em Toronto!

Organização pessoal

Para não me esquecer de nada, achei melhor criar um checklist do que precisa ser feito. Os itens são fruto de minha experiência e necessidades, e poderão orientá-los durante os preparativos de uma viagem.

• Organizar os documentos originais necessários para a viagem em uma pasta.
  • Por exemplo: passaporte, carteira de motorista, carta de aceite em cursos, carta convite ou comprovante de hospedagem, endereços importantes no local de destino, documento com dados de contato no Brasil, receitas médicas, contrato do seguro saúde, documentos de seguros extras (bagagem, automóvel);
  • Coloque a pasta de documentos originais na bagagem de mão;
  • Separe dois conjuntos de cópias de todos os documentos.
  • Deixe uma cópia em casa ou com um familiar e a outra leve na bagagem despachada;
• Comprar moeda estrangeira.
  • Solicite ao banco ou casa de câmbio notas menores e trocadas, pois são mais aceitas e fáceis de trocar nos estabelecimentos comerciais;
  • Separe o dinheiro de viagem em carteiras diferentes: uma parte vai dentro da bagagem de mão e a outra vai junto ao corpo;
  • Ligar para as administradoras de cartão de crédito para liberar os cartões de crédito internacionais durante a viagem.
  • Verifique se o limite em moeda estrangeira é suficiente para a viagem com margem para imprevistos;
  • Verificar junto às administradoras de cartão de crédito se eles oferecem benefícios aos clientes em caso de viagem como, por exemplo: seguro bagagens, seguro saúde e acidentes pessoais, seguro de vida, para veículos alugados;
• Habilitar o celular para ligações internacionais.
  • Verificar os pacotes de voz e dados disponíveis pelas operadoras;
• Montar um kit de medicamentos básicos para a viagem.
  • Separar em uma nécessaire: micropore, band-aid, antiinflamatório, analgésico, antitérmico, antigripal, antialérgico, antiácidos, remédios para problemas intestinais, para cólicas, para ressaca, pomada para curativos;
• Em caso de dieta especial, separar alimentos específicos que precisam ser levados na bagagem despachada, para o consumo durante o período de viagem;
• Identificar as bagagens;
  • Para a bagagem de mão: Levar guia de viagem sobre o país de destino, um pequeno dicionário, mapas e endereços de destino; Levar uma troca de roupa, para situações de imprevistos (bagagem extraviada, se sujar durante o voo);
• Separar os equipamentos eletrônicos (cabos, adaptadores, baterias e carregadores).
  • Separar os equipamentos que podem ser carregados na bagagem de mão e os que podem ir na bagagem despachada;
• Levar casaco, apoio de cabeça e máscara de dormir, para uso durante o voo.
• Separar produtos de higiene pessoal.
  • Colocar apenas os itens necessários na bagagem de mão;
  • Se atentar às regras das companhias aéreas para os itens e quantidades que são permitidas na bagagem de mão, seguindo as orientações descritas no site da American Airlines.
• Levar um pequeno kit de costura para imprevistos e, se muito necessário, um mini ferro de passar roupas.
• Cancelar temporariamente assinatura de revistas e jornais.
• Colocar contas que vencem durante o período de ausência em débito automático.

• Se você não dominar o idioma do país de destino, faça um documento com as perguntas e respostas rotineiras, no idioma do país de destino ou em inglês, como por exemplo: perguntas comuns feitas pelos oficiais da imigração, quanto custa algo, como fazer para chegar a um lugar, como pedir algo para comer, como pedir ajuda, etc.
  • Você pode usar o Google Tradutor que é gratuito e apesar de não ser exato é considerado um dos melhores atualmente.
  • Você também pode comprar um Guia de Conversação para Viagens no idioma do país de destino.
• Tenha sempre à mão alguns telefones e endereços úteis no Brasil e no país de destino para o caso de emergência:
  • Por exemplo: seu médico, família e parentes, administradoras de cartão de crédito, gerente do banco, Embaixada/Consulado Brasileiro, hospitais, caixas eletrônicos, aeroportos, estações de trem de viagem, rodoviárias, hotéis, lavanderias, etc.
  • Não confie totalmente na bateria dos dispositivos móveis e na internet. Ter informações impressas em papel pode ajudar em situações emergenciais.

Dicas gerais

• No caso de transporte de alimentos, verifique junto às companhias aéreas que tipo de alimento pode ser transportado durante a viagem e se necessário solicite autorização especial;
• Não se distancie ou descuide de suas bagagens. Bagagem de mão é para ficar à mão;
• Ao chegar ao seu destino, se for o caso, guarde as jóias, dinheiro, passagens, e passaporte no cofre do hotel;
• Durante sua estadia, ande com uma cópia do documento na bolsa ou carteira;
• Dê preferência ao uso do cartão de crédito ao invest de dinheiro. Se precisar, o cartão de crédito internacional serve para sacar dinheiro nos caixas automáticos do mundo todo;
• Tome muito cuidado com a chave do local onde está hospedado;
• Compre uma pochete porta-dólar que pode ser usada sob a roupa para transportar parte do dinheiro;
• Uma alternativa para não ter que levar muito dinheiro em espécie, é o Visa Travel Money que funciona como um cartão de débito e pode ser carregado, permitindo saques. A maior vantagem é que com ele não há imprevistos de oscilação de câmbio;
• Procure se informar sobre a cultura do país de destino e principalmente sobre os hábitos locais, isso pode evitar constrangimentos durante sua estadia;
• Não se esqueça de alguns itens como: guarda-chuva, capa de chuva, protetor solar, máscara para dormir, cortador de unhas.

Organização Profissional:

Ao se ausentar do trabalho, as suas responsabilidades são transferidas para outras pessoas, e para que tudo corra bem durante sua ausência, é importante deixar tudo organizado. Seguem abaixo algumas dicas que eu costumo praticar:

• Solicite ao seu superior que indique o profissional que assumirá suas responsabilidades durante o período da sua ausência;
• Informe antecipadamente (por telefone, email, pessoalmente) aos seus clientes, fornecedores, parceiros etc., sobre o período de sua ausência e apresente quem o substituirá;
• Documente as suas atividades de rotina em detalhes e disponibilize para o seu substituto. Se possível, solicite que ele te acompanhe no último mês para aprender ou entender os processos;
• Faça uma reunião conjunta com o seu superior e o(s) substituto (o), para alinhamento das atividades;
• Deixe para seus colegas e superiores algum meio de contato com você durante sua ausência. Explique que não estará disponível o dia todo e informe qual é o melhor horário para se comunicarem. Não tenha vergonha de solicitar que o contato só deve ser feito em caso de urgência, pois sua ausência da empresa deve ter um motivo (férias, doença, treinamento) e seja ela qual for, deve ser respeitada.
• Por último, e não menos importante, deixe email configurado com uma mensagem automática de ausência, indicando o período em que estará fora e os dados de contato de quem o substituirá (se necessário direcione os assuntos para pessoas diferentes).

Agora que está tudo pronto, só me resta controlar a ansiedade e fazer a contagem regressiva para a viagem.